Aujourd’hui, j’accueille sur le blog Marielle pour un article invité ! Tu pourras la retrouver sur Instagram et aussi, sur son blog directement (pleins de bons conseils organisation, productivité, gestion de projet et lifestyle !). Let’s gooooo 🙂

Je m’appelle Marielle, j’ai 25 ans et dans la vie je suis Responsable Qualité et Gestion des Risques. Kézako? Tu ne connais peut-être pas ce métier et ne t’inquiète pas la majorité des fois où je le dis, c’est le cas. En gros, j’aide les entreprises pour lesquelles je bosse à être dans une démarche d’amélioration continue (voilà en très très gros oui). 

Je suis aussi une grande fan d’organisation et de productivité. J’aime tellement ça que j’en ai créé un blog (et si on avançait) pour centraliser toutes mes découvertes et mes remèdes anti-procrastination.

Aujourd’hui sur Powcka, je vais aborder une thématique qui m’intéresse beaucoup et que je trouve très utile pour notre génération : l’organisation au travail.

Ne pas respecter une date butoir qu’on t’avait fixé

Se sentir déborder

Accepter une nouvelle tâche alors que tu te sens déjà débordé(e)

Oublier un rendez-vous que tu avais programmé

Faire des heures supplémentaires à gogo

Partir avec du boulot à la maison

Stresser, beaucoup stresser…

Je suis prête à parier que tu t’es déjà retrouvé(e) dans au moins une de ces situations. D’après une enquête, 24% des français se déclarent en état d’hyperstress au travail. Pas étonnant quand la volonté de la majorité des entreprises est de faire le maximum avec un minimum de ressources.

Pour t’aider à faire face à ce surmenage professionnel ambiant, je t’ai concocté ici 6 conseils pratiques qui t’aideront à t’organiser pour travailler plus sereinement.

Parcequ’un esprit organisé est un esprit plus serein

1. Identifie clairement tes priorités

Savoir gérer ses priorités est indispensable pour gérer son temps de façon efficace. Sans quoi tu pourrais passer des heures à te préoccuper de choses qui ne sont pas essentielles et zapper celles qui le sont. C’est pourquoi, à chaque fois qu’une nouvelle tâche t’es attribué(e), assure-toi d’en connaître le niveau de priorité. Est-ce urgent ? Est-ce important ? Quelle est l’échéance ? etc.

2. Prends systématiquement des notes

Prendre des notes régulièrement va te permettre d’éviter d’oublier, voire même de mémoriser. Tu vas aussi pouvoir retrouver facilement les informations qu’on t’a communiquées.

Voici quelques opportunités de prise de notes au travail :

  • Noter ses rendez-vous, ses réunions;
  • Prendre des notes lors des réunions / entretiens (mentionne toujours la date de la réunion et les personnes présentes pour t’y retrouver);
  • Lister ses tâches à faire;
  • Noter ses idées;
  • etc.

3. Range ton environnement de travail

Il parait que 66% des salariés ont besoin d’un environnement rangé pour être efficace. Je fais partie de ces personnes  et je t’invite vivement à tester et intégrer la team si ce n’est pas encore ton cas…

“Non mais je sais m’y retrouver, c’est mon bordel organisé !”

Je t’assure que tu as tellement à gagner en travaillant dans un environnement rangé au minimum : clarté, rapidité pour retrouver tes affaires, gain d’espace, etc. Le bonheur…

4. Arrête le multitasking

Contrairement à ce que tu pourrais penser, être multi-tâche n’est en réalité pas très productif.  Ce serait d’ailleurs aussi une source de stress. Passer d’une tâche à une autre consomme pas mal d’énergie au niveau, tu te disperse au lieu de te focaliser. Tu vas donc moins vite et fournit souvent un résultat moins qualitatif car tout augmente les sources d’erreur.

Concentre toi donc sur une tâche à la fois et limite aussi les sources de distraction autour de toi quand tu effectues une tâche importante (téléphone, notifications, etc.).

5. Fais des pauses

Et là comme le conseil précédent on va contredire ce que pense beaucoup de personnes (enfin surtout les employeurs) : non faire des pauses n’est pas contre-productif, bien au contraire ! Se déconnecter pendant quelques minutes permet de s’aérer l’esprit et aide à se reconcentrer par la suite.

Accordes-toi donc ces petits moments de répit dans la journée. Et pas de culpabilité, il s’agit d’un droit : “ une pause de 20 minutes est obligatoire au bout de six heures de travail échues.”

6. Apprends à dire non, ou presque…

Dire non n’est pas une chose facile pour la plupart d’entre nous. Je connais très peu de personnes qui arrivent vraiment à dire non, surtout à leurs supérieurs hiérarchiques (moi la première). Tu peux alors adopter le “oui mais” si la situation le permet.

Exemple : Tu es débordé(e), ton N+1 t’a confié plusieurs missions que tu galères déjà à finaliser et là il te demande si tu peux t’occuper d’une nouvelle tâche assez conséquente.  Réponse : D’accord, je m’en occupe. Par contre, je suis déjà sur (tu énumères les tâches sur lesquelles tu travailles et leurs échéances), quelles sont les priorités ? Je mettrais celles les moins prioritaires en attente pour pouvoir traiter ce nouveau sujet.”

Tu vois où je veux en venir ? En faisant ça tu rappelles ce sur quoi tu travailles et tu mets en évidence aussi une qualité professionnelle remarquable : le sens des priorités !

Alors as-tu déjà été dans l’une des situations citées?

Appliques-tu déjà certains de ces conseils ? Si oui comment et si non lesquels tu vas appliquer au plus vite ?

Sources : stimulus-conseil, etsionavancait, blog-emploi, start.lesechos, juritravail.